生産性をアップさせるタイムマネージメント術 できない人でもわかるコツ

タイムマネージメントとは？

タイムマネージメントとはビジネスシーンで使われる『時間管理能力』のことです。

時間の使い方が悪いと1日で終わる仕事も終わらずに、どんどん仕事が遅れていきます。

時間管理を上手に行うことで、仕事をスムーズに進めて生産性を上げることができます。

1. 適切な優先順位を決める
2. 効率よく行動するためのスケジュールを立てる

仕事ができる人の基本スキルとは？

1. 聴く
2. 書く
3. 考える
4. 話す
5. スケジュール管理（時間管理）

この５つが必要です。

これが苦手な人も結構いるでしょう。

今日はスケジュール管理について書きます。

スケジュール管理の簡単なやり方

やるべき仕事が多くなってくると普通の人でも混乱しがちです。

私の場合、予定はすべてこれで管理しています。

Googleカレンダーを活用する

Googleカレンダーにやるべき予定を全部入れておきます。

スマホと同期しているのでリマインドでお知らせしてくれます。

忘れてても思い出すことができます。

日々スマホのカレンダーをチェックして予定を確認しています。

ちなみに手帳は使いません。

手帳だと手帳をなくす場合もあるし、書き込み方が雑だと、後で読み返してもわからなかったりいろいろ不都合があります。

クラウドを活用すると予定変更してもカレンダーは綺麗なままでスッキリしています。

一日の中でやるべきことが細かい場合、具体的にタスク（作業）を分けて予定に入れます。

【例】

自分をプログラミングする感じで予定を入れていくと面白いと思います。

プログラマーはプログラム通りに動くことが嬉しいはずです。

あなたがプログラマーでなくても予定通りに行動できた時の達成感はいいものです。

現実は予定通りにいかない、そんなに仕事は甘くない！

そんな声が聞こえてきそうです。

予定は狂うものと思って余裕を持って仕事の予定を入れることも大切です。

突発的にトラブルを起こし、それに対応しなければいけない場合もあると思います。

予定を立てるコツ 

予定を立てるには５つのコツがあります。

１：集中力が必要な作業は午前中に集中させる

昼ごはんを食べた後って確実に眠気がやってきますよね。

そんな時に集中力がいる作業や重要な作業をやるとミスが起きやすいです。

午後はミーティーングを入れたり、単純作業をするなどして脳の使う部分を分散させてやるといいです。

２：すぐ終わる作業は早めに済ませる

ボスキャラ倒す前にザコを倒しておいたほうが後が楽です。

なのに重要な作業を優先させてザコ作業を後回しにしてしまうと心理的にも負担になります。

ザコを片付けてからボス仕事に集中する。

３：完璧を求め過ぎない

仕事って完璧にしないといけないと思いますか？

完璧って実はすごく時間をロスするんです。

ある程度仕上げて他の人に内容をチェックしてもらったり、ひと段落したら作業を終えて、後で自分自身で再チェックしたほうが精度は上がります。

仕事はほどほどの精度で仕上げておく。

仕上げは後で。

４：スケジュールは詰め込みすぎない

一つの作業が終わったらトイレに行ったり、同僚と話したりして気分転換をしたほうが仕事の効率は上がります。

時間がない時は手を洗ったりうがいをするだけでも気分転換になります。

時間に関して私が気をつけていたことはこれぐらいです。

時間管理をきっちりしていたら上司や部下に現状報告する時でもカレンダーをチェックすれば、何をいつまでに仕上げるのかをすぐに報告できます。

ちなみに私はカレンダーがないと何一つ思い出せないぐらい記憶力がないです（笑）

５：必要なものは所定の位置に置くクセをつける

これでどこに置いたんだろうと探し物をする時間が減ります。

たまにいつもの場所に置かない時があり焦ることはありますが、これで大抵は大丈夫です。

ところで普通の人ってどこに何を置いてあるか、把握できるんでしょうか？

飲食関係の仕事をしている時、お客様に出す飲み物や料理をいつも決まった場所に置かないキッチンスタッフがいて、私が見逃してしまうことがよくありました。

自分の作業だけ考えていたら全体の効率は落ちてしまいます。

これも時間を大切にするための工夫です。

仕事ができる人から見れば全部やっとるわい！

とお叱りを受けそうな内容ですが、基本は基本ということで。

図解 ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術

メモを取らずに予定を忘れてしまう。

頼まれていた仕事の締切りを守れない。

仕事の優先順位が分からなくなる。

同じミスをくり返してしまう。

会議の時に、自分の意見がまとめられない。

取引先で、人の名前や顔を間違える。

後回しにしていた仕事を忘れてしまう。

必要なときに書類やPCのファイルが見つからない。

など、「仕事上での困った」を全て解決。

重要なのに、会社では教えてくれない、「整理術」の超基本を手取り足取り解説していきます。

私はこの本を読み倒して自分に合うやり方を考えてザクザク仕事をこなしてました。本のデザインがいいので、視覚的に内容が飛び込んできてめちゃくちゃわかりやすいです。